辦活動，很重要的其中一件事情是「場勘」。
但場勘並不止於事前尋找適合的場地，在活動場地確認後的場佈規格也十分重要。我們從場勘的事前準備開始，一步一步找對你的活動展場!
從找到場地後到現場勘查，有許多細節需要注意。事前做足準備，可以更有效率!
- 首先，你需要先想好，此次場堪有什麼工作崗位需要一同前往，避免重覆場堪；
- 其次，你需要清楚你活動的需求如參與人數、室內室外、場佈需求等，整理出你的checking list；
- 最後，到場後索取場地的平面配置圖與圖片。這樣你的事前準備就基本完成。
事前準備齊全後，就是到現場實地勘查，當中有許多要特別注意的地方，務必準備好checking list，並且一一和場地方確認，若無法現場確認，也需要設定一個時間點請對方確認，接下來講述基本的場堪事項。
1.空間動線確認
當確認使用該場地後後，務必要確認舞台位置、所有空間的尺寸，還有一個很重要的就是進出的動線。進出動線有工作人員進撤場的後場動線以及來賓進出場的前場動線，兩者注意事項有所分別。
後場進撤場動線：
需要注意後場卸貨區位置與停車場的高度是否能讓貨車進入；留意停車場的時數以利貨車裝卸貨；從後場至活動會場的路線以及場地進撤場的規矩。
前場進撤場的動線：
注意來賓可能進場的每個路線例如大門或停車場，務必從入口開始走到場地都走一趟，並確認在每個需要指引的轉角安排指示牌或人員，因為有些場地並無提供指示牌，所以需要作好清晰的路線指引，方便後續安排的工作人員。
2.硬體確認
硬體確認包含確認現場場地、舞台區、控台及桌椅等各項設備實際的大小，並且需要與場地方確認現場電力設備及硬體配合的方式。
如使用場地現有設備，就必須得確認現場投影規格、投影設備的規格、音源設備、現場提供的電力狀況等。如有外包硬體廠商，建議邀請廠商一同前往場勘，一起確認電力設備及接孔，是否需要額外配電。舞台的部分也要記得去量現場舞台的大小跟高度，方便確認輸出背板製作時的大小。
3.場佈確認
場勘時最重要的是要確認場佈方式，把各區域的照片拍下了解空間大小，才知道各項物品輸出的尺寸。要確現場位置各個地方如舞台、控台、報到區、攝影區、工作人員休息區及講者休息區的位置等。若有攤位，要去計算可容納的攤位數量。若為室外的場地，也要去思考雨備的情形。另外，輸出場佈的部分也要多注意，現場是否有現有牆面可以黏貼或吊掛，背板可以施工的方式，以及是各項相關的限制。並在巡視各區域時拍下照片，以利活動說明。
4.需求確認
與場地方溝通也十分重要，如有現場桌椅佈置或是餐點配合時間的需求，都可以在場勘的時候與對方說明清楚，並且在場勘後，建議發一封確認信件，清楚把場勘時提到的內容整理進去，確保雙方的認知同步，避免在往後活動執行過程會有落差。
做好事前和現場準備，時刻思考你的活動會發生的各種狀況，細心留意你的場勘checking list，場勘做得好，找對活動展場，距離你辦好活動又前進一大步啦!
